Suivre et clôturer une affaire

Une fois l'affaire ouverte, tout le suivi se fait depuis le registre Gestion des Affaires : le statut, les actions de la ligne, l'archivage.

Avant de commencer : droits nécessaires — Dossiers, clients, contacts en écriture pour modifier, archiver ou restaurer.

Filtrer le registre

La barre du haut compte les affaires par statut et sert de filtre.

• Tous affiche tout le registre ; le nombre entre parenthèses est le total.
• Chaque statut (En cours, Reportée, Clôturée…) filtre la liste et indique combien d'affaires il contient. La liste des statuts est tenue dans les Référentiels.
• Archivés est un interrupteur : il ajoute les affaires archivées au registre. Elles s'y affichent en grisé, avec la mention Dossier archivé au survol.

Changer le statut d'une affaire

Le statut se change directement dans la ligne, sans ouvrir la fiche.

Choisissez le nouveau statut dans la liste : il est enregistré aussitôt et la couleur de la pastille change.

Attention

Passer une affaire en Clôturée ne calcule aucun délai de recours. Un délai ne naît jamais d'un changement de statut : il se génère à partir d'un événement de procédure et d'une règle tracée. Voir Calculer un délai.

Les actions d'une ligne

Dans l'ordre :

Modifier une affaire

Le crayon rouvre la fiche, remplie. En tête, deux blocs récapitulent ce qu'on demande le plus souvent :

• Original papier — la référence du dossier physique, son chemin de rangement (Salle des archives › Armoire B › Étagère 3) et son état. Voir Ranger le dossier papier et Sortir et rendre un dossier papier.
• Rentabilité du dossier — le temps passé, le temps valorisé, les débours avancés, le facturé, l'encaissé et le résultat. Voir Rentabilité des affaires et Saisir les diligences.

En dessous, les champs sont ceux de la création. Corrigez ce qui doit l'être, puis cliquez sur Enregistrer. C'est ici que l'on ajoute le Numéro de rôle une fois attribué par le greffe.

Si un collègue a modifié la même affaire pendant votre saisie, l'enregistrement s'arrête et une comparaison champ par champ s'affiche : rien n'est écrasé sans votre décision. Voir Coupures, conflits et verrous.

Utiliser un timbre sur l'affaire

Le tampon ouvre Utiliser un timbre : choisissez le Type de timbre et la Quantité. Le stock disponible est rappelé, et le timbre est déduit du stock puis ajouté aux débours de ce client. La procédure complète est décrite dans Gérer les timbres.

Archiver et restaurer une affaire

La corbeille n'efface pas l'affaire : elle la sort du registre courant.

Résultat : après confirmation, l'affaire disparaît de la liste. Elle reste consultable en activant le filtre Archivés, où le bouton Restaurer depuis les archives la remet en service ; le message « Dossier restauré » le confirme.

À noter

Archiver une affaire ne supprime ni ses audiences, ni ses délais, ni ses pièces, ni ses factures. C'est aussi ce qui libère l'archivage du client : un client ne peut être archivé que si aucune de ses affaires n'est encore active.

Problèmes fréquents

L'affaire n'est plus dans le registre. Elle a été archivée : activez Archivés pour la revoir.

« Aucune affaire trouvée ». Le filtre de statut sélectionné ne contient aucune affaire. Revenez à Tous.

« Aucun pendant papier enregistré pour ce dossier. » L'affaire n'a pas encore de dossier physique. Le bouton Créer le dossier papier, juste dessous, lui en attribue un. Voir Ranger le dossier papier.

« Aucun taux horaire n'est réglé pour ce dossier : le résultat ne tient pas compte du coût du travail. » Le logiciel compte le temps mais refuse de le valoriser au hasard. Réglez un taux : voir Saisir les diligences.