متابعة القضية وإغلاقها

بعد فتح القضية، تجري كل المتابعة من سجل إدارة القضايا: الحالة، وإجراءات السطر، والأرشفة.

قبل البدء: الصلاحية المطلوبة — الملفات والموكلون بحق الكتابة للتعديل والأرشفة والاستعادة.

تصفية السجل

يعدّ الشريط الأعلى القضايا حسب الحالة ويعمل مرشِّحا.

• الكل يعرض السجل كاملا، والعدد بين قوسين هو المجموع.
• كل حالة (قيد المعالجة، مؤجلة، مغلقة…) تصفّي القائمة وتبيّن كم قضية تضم. وقائمة الحالات تُدار في المراجع.
• المؤرشفة مفتاحٌ يضيف القضايا المؤرشفة إلى السجل، فتظهر باهتةً مع عبارة ملف مؤرشف عند تمرير المؤشر.

تغيير حالة قضية

تتغير الحالة في السطر مباشرة، دون فتح البطاقة.

اختر الحالة الجديدة من القائمة فتُحفظ في الحين ويتغير لون الشارة.

انتباه

تحويل القضية إلى مغلقة لا يحسب أي أجل طعن. فالأجل لا ينشأ أبدا عن تغيير حالة، وإنما يُحسب انطلاقا من حدث إجرائي وقاعدة موثقة. انظر حساب أجل.

إجراءات السطر

بالترتيب:

تعديل قضية

يعيد القلم فتح البطاقة ممتلئة. وفي أعلاها كتلتان تلخصان ما يُسأل عنه أكثر من غيره:

• الأصل الورقي — مرجع الملف المادي ومسار ترتيبه (قاعة الأرشيف › الخزانة ب › الرف 3) وحالته. انظر ترتيب الملف الورقي وإخراج الملف الورقي وإرجاعه.
• مردودية الملف — الوقت المستغرق والوقت المقوَّم والمصاريف المقدَّمة والمفوتر والمحصَّل والنتيجة. انظر مردودية القضايا وتسجيل الأعمال.

وتحتهما الحقولُ نفسها المستعملة عند الإنشاء. صحّح ما يلزم ثم انقر على حفظ. وهنا يُضاف رقم الجدول بعد أن يسنده كاتب الضبط.

وإذا عدّل زميل القضيةَ نفسها أثناء إدخالك، توقّف الحفظ وعُرضت مقارنة حقلا بحقل: فلا يُطمس شيء دون قرارك. انظر الانقطاعات والتعارضات والأقفال.

استهلاك طابع على القضية

يفتح الطابعُ نافذةَ استهلاك طابع: اختر نوع الطابع والكمية. ويُذكَّر بالمخزون المتاح، ثم يُخصم الطابع من المخزون ويُضاف إلى ديبورسات هذا الموكل. والإجراء كاملا موصوف في إدارة الطوابع.

أرشفة قضية واستعادتها

سلة المهملات لا تمحو القضية، وإنما تُخرجها من السجل الجاري.

النتيجة: بعد التأكيد تختفي القضية من القائمة، وتبقى قابلة للاطلاع بتشغيل مرشّح المؤرشفة، حيث يعيدها زر استعادة من الأرشيف إلى الخدمة، وتؤكد ذلك رسالة «تمت استعادة الملف».

ملاحظة

أرشفة القضية لا تحذف جلساتها ولا آجالها ولا وثائقها ولا فواتيرها. وهي أيضا ما يفتح الطريق لأرشفة الموكل: فالموكل لا يُؤرشف إلا إذا لم تبق له قضية نشطة.

مشكلات شائعة

القضية لم تعد في السجل. جرت أرشفتها؛ شغّل المؤرشفة لتراها من جديد.

«لا توجد قضايا». مرشّح الحالة المختار لا يضم أي قضية. ارجع إلى الكل.

«لا يوجد مقابل ورقي مسجَّل لهذا الملف.» ليس للقضية ملف مادي بعد. والزر إنشاء الملف الورقي، تحت العبارة مباشرة، يسند إليها واحدا. انظر ترتيب الملف الورقي.

«لم يُضبط أي سعر بالساعة لهذا الملف : لا تأخذ النتيجة كلفة العمل بعين الاعتبار.» يحسب البرنامج الوقت لكنه يرفض تقويمه جزافا. اضبط سعرا: انظر تسجيل الأعمال.