ترتيب الملف الورقي

تجيب شاشة الملف الورقي عن سؤال واحد : أين هو الأصل ؟ فهي لا ترقمن شيئاً ولا تحلّ محلّ الوثائق في البرنامج ؛ إنما تصف الترتيب المادي لملفات المكتب.

قبل البدء : الحقوق المطلوبة — الملفات والموكلون بصلاحية الكتابة (انظروا الإدارة › فريق العمل). أما بصلاحية الاطلاع فقط، فتظهر الشاشة دون أزرار الإضافة والإخراج والأرشفة.

فتح الشاشة

افتحوا شريط الملفات والموكلون، مجموعة مكتبة النماذج، ثم انقروا على الملف الورقي.

تنقسم الشاشة إلى ثلاثة أجزاء : شريط قراءة الرمز الشريطي في الأعلى، ومخطط الترتيب على اليمين، وقائمة الملفات الورقية على اليسار.

وصف مخطط الترتيب

لا يفرض المخطط أي مستوى : صِفوا الترتيب الفعلي للمكتب، سواء أكان قاعة أرشيف وأربع خزانات أم محلاً وعلبتين. وكل مستوى يمكن أن يحتوي مستويات أخرى، دون حدّ للعمق.

1. في كتلة مخطط الترتيب، انقروا على إضافة لإنشاء مستوى في الجذر. ولإنشاء مستوى داخل مستوى آخر، استعملوا زر + الموجود في سطره.

2. أدخلوا بيانات المستوى :

   
   1. التسمية — إلزامية. وهي ما تقرؤونه على باب الخزانة (« الخزانة ب »، « الرف 3 »).
   2. النوع — اختياري : مكان أو غرفة أو خزانة أو رف أو علبة أو ملف مقوّى. وهو يصف المستوى فحسب، ولا يغيّر الترتيب.
   3. مرتَّب في — المستوى الأعلى. واختيار لا شيء (المستوى الأصلي) ينشئ مستوى من الدرجة الأولى.

   أما السعة التقريبية فهي مجرد مؤشّر على عدد الملفات التي يسعها الموضع. وأشّروا على خارج المكتب (مستودع، محل أرشيف) إذا كان الموضع خارج مقرّ المكتب.

3. انقروا على حفظ.

النتيجة : يظهر المستوى في الشجرة في موضعه. ويُعاد تكوين المسار الكامل (قاعة الأرشيف › الخزانة ب › الرف 3) عند كل عرض : فتغيير تسمية مستوى يُحدِّث جميع المسارات دون أي تعديل آخر.

يعدّل القلمُ مستوىً، وتحذفه سلّةُ المهملات. وعند التعديل تظهر خانة نشط : إذا أُزيلت الإشارة عنها بقي المستوى ظاهراً في هذه الشاشة مع عبارة غير نشط، لكنه لا يُقترح عند إنشاء ملف ورقي من بطاقة القضية.

انتباه

لا يمكن حذف موضع لا يزال يحتوي على ملف أو على مستوى فرعي. انقلوا محتواه أولاً.

إنشاء الملف الورقي لقضية

من بطاقة القضية، تبيّن كتلة الأصل الورقي ما إذا كان للقضية مقابل مادي وأين هو. فإن لم يكن لها مقابل، انقروا على إنشاء الملف الورقي، واختاروا موضعاً عند الاقتضاء، ثم حفظ. وإذا شغل ملفٌ عدة مجلَّدات، أنشأ إضافة مجلَّد مجلَّداً ثانياً.

عندئذ يمنح البرنامج مرجعاً على الصورة DOS-2026-00001 — والسنة هي سنة فتح القضية، ويحمل المجلَّد الثاني اللاحقة -V2. وهذا المرجع فريد : وهو وحده ما يُطبع في الرمز الشريطي.

طباعة الملصقات

1. في القائمة، أشّروا على الملفات المراد وسمها. ويظهر زر ملصقات بمجرد التأشير على ملف واحد، مع عدد الملفات المختارة.

   أما ملصق الموضع فيُطبع من أيقونة الملصق الموجودة في سطره داخل مخطط الترتيب.

2. اختاروا مقاس اللوحة، ثم ابدؤوا الطباعة :

   
   • معاينة تُنشئ اللوحة وتفتحها دون حفظها.
   • الإيداع في الوثائق والطباعة تُنشئ اللوحة وتودعها في وثائق المكتب ثم تفتحها.

3. اطبعوا على لوحة ملصقات لاصقة من السوق، بالمقاس الحقيقي، دون هوامش يضيفها برنامج الطابعة.

انتباه

لا تنسخوا ملصقاً بآلة النسخ ولا تطبعوه من صورة شاشة : فالرمز الشريطي إذا تغيّر مقاسه لم يعد القارئ يقرؤه.

مشكلات شائعة

لا يظهر زر إضافة في مخطط الترتيب. حسابكم لا يملك صلاحية الكتابة على الملفات والموكلون.

يرفض البرنامج حذف موضع. لأنه لا يزال يحتوي على ملف أو على مستوى فرعي.

زر حفظ لا يصادق. خانة التسمية فارغة، وهي الخانة الإلزامية الوحيدة.