إخراج الملف الورقي وإرجاعه

تشرح هذه الصفحة كيف تتابعون ملفاً ورقياً يتنقّل : من أخذه، وإلى متى، وأين عاد.

قبل البدء : يجب أن يكون الملف الورقي منشأً (انظروا ترتيب الملف الورقي). الحقوق المطلوبة — الملفات والموكلون بصلاحية الكتابة.

العثور على ملف برمزه الشريطي

شريط القراءة هو أول ما في الشاشة، والمؤشّر ينتقل إليه وحده عند الفتح : فالقارئ الضوئي الموصول بمنفذ USB يكتب الرمز ثم Entrée دون حاجة إلى أي نقرة. ويمكنكم أيضاً إدخال المرجع بلوحة المفاتيح.

• رمز ملف (DOS-2026-00001) يفتح القضية في تبويب جديد، ويعرض في أثناء ذلك مرجعه وموضعه.
• رمز موضع (EMP-00003) يرشّح القائمة على ذلك الموضع.
• أما الرمز المجهول فيُعرَض بشأنه إشعار ولا يتغيّر شيء.

ملاحظة

قراءة رمز لا تعدّل الملف أبداً : فهي باب، لا إجراء. أما الخروج والإرجاع فيُسجَّلان دائماً من القائمة.

وتُكمل المرشّحات تحت شريط القراءة عمليةَ البحث : كل المواضع، وكل الحالات، وبحث حرّ في المرجع، الملف، الموكل…، وخانتان : دون موضع ومتأخر. ويذكّر العدّاد بعدد الملفات المعروضة والخارجة والمتأخرة.

تسجيل خروج

1. في القائمة، حدّدوا سطر الملف وانقروا على أيقونة الخروج (السهم الخارج). وهي لا تظهر إلا على ملف حالته مرتَّب.

2. أدخلوا بيانات الخروج :

   
   1. أخذه — إلزامية. اسم من يأخذ الملف.
   2. الإرجاع المتوقع — اختيارية، لكنها هي التي تُطلق تنبيه التأخّر. ولا يمكن أن يسبق التاريخُ يومَ اليوم.
   3. ملاحظة — اختيارية : سبب الخروج، كالجلسة التي يخرج الملف من أجلها.

3. انقروا على تسجيل الخروج.

النتيجة : تصير حالة الملف خارج. ويبيّن سطره لدى من هو، وعدد أيام التأخّر بالأحمر إذا تجاوز تاريخُ اليوم تاريخَ الإرجاع.

تسجيل إرجاع

على سطر ملف حالته خارج، انقروا على أيقونة الإرجاع (السهم الداخل). يعود الملف إلى الموضع الذي خرج منه وتصير حالته مرتَّب ؛ ويُقيَّد الإرجاع في تاريخ الحركات.

ترتيب ملف في موضع آخر

لتغيير موضع ملف دون المرور بخروج :

1. في مخطط الترتيب، انقروا على موضع الوجهة فيُظلَّل. والنقر مرة ثانية على الموضع نفسه يلغي الاختيار.

2. على سطر الملف، انقروا على أيقونة النقل (السهم الأفقي).

يُرتَّب الملف في الموضع المختار. وإن لم يكن أي موضع مختاراً نبّهكم البرنامج بدل أن يتصرّف : « اختاروا أولاً موضعاً من المخطط. » والملف الذي كانت حالته خارج تصير حالته مرتَّب بهذا الإجراء.

الاطلاع على تاريخ الحركات

تفتح أيقونة الساعة، الموجودة في كل الأسطر، القائمة الكاملة لحركات الملف، من الأحدث إلى الأقدم.

ويبيّن كل سطر التاريخَ والحركةَ (إنشاء، خروج، إرجاع، نقل، أرشفة، إتلاف) والشخصَ المعني والمسار (موضع المغادرة ← موضع الوصول) والملاحظة المدوّنة.

تلميح

لا يُمحى شيء : الموضع المعروض هو حالة اللحظة، وتاريخ الحركات هو الدليل. والملف المفقود يُعثر عليه عن طريق آخر من استعاره، لا بالاستنتاج.

متابعة الملفات التي لم تعد

أشّروا على متأخر لعرض الملفات التي تجاوزت تاريخ إرجاعها المتوقع دون غيرها. ويُنشئ زر الملفات الخارجة، أعلى الشاشة، قائمةً قابلة للطباعة بكل ما هو خارج حالياً.

مشكلات شائعة

لا تظهر أيقونة الخروج في السطر. حالة الملف ليست مرتَّب : فهو خارج أصلاً، أو مؤرشف، أو متلَف.

زر تسجيل الخروج لا يصادق. خانة أخذه فارغة.

لا شيء يحدث عند النقل. لا يوجد موضع مختار في مخطط الترتيب : انقروا عليه أولاً.