Gérer les contacts

Les Contacts sont les correspondants du cabinet : huissiers, experts judiciaires, notaires, traducteurs, greffes, ministères, entreprises. Ils ne sont ni des clients ni des parties d'une affaire ; c'est le carnet d'adresses professionnel.

Avant de commencer : droits nécessaires — Dossiers, clients, contacts en écriture pour ajouter ou modifier.

Ouvrir le carnet

Ouvrez le ruban Dossiers, groupe Dossiers et Clients, puis cliquez sur Contacts.

La liste donne le Nom complet, le Type, l'Organisation, la Position, le Téléphone et la Ville. La recherche Recherche par nom, organisation, ville… filtre sur le nom, l'organisation, la wilaya, la commune, l'adresse électronique et le téléphone.

Ajouter un contact

1. Cliquez sur Ajouter un contact.

2. Renseignez le contact :

   
   1. Type de contact — obligatoire. La liste vient des types du cabinet (voir Types de contacts).
   2. Nom et prénom — obligatoire.
   3. Organisation/Cabinet et Fonction/Poste — l'étude, l'entreprise ou l'administration, et la fonction occupée.
   4. Téléphone fixe et Téléphone mobile — les deux sont conservés ; la liste affiche le fixe, ou le mobile s'il n'y a pas de fixe.
   5. Wilaya, Daïra, Commune — la daïra ne sert qu'à réduire la liste des communes.

   Email, Adresse et Notes complètent la fiche. Les Notes sont libres : horaires de l'étude, nom de la secrétaire, numéro de compte.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : le contact apparaît dans la liste, rangé par nom.

Consulter et modifier

Le nom du contact, ou l'œil de la colonne Actions, ouvre sa fiche : type, organisation, fonction, téléphone, mobile, email, wilaya et commune, adresse et notes. Le crayon rouvre le formulaire pour le corriger.

À noter

Contrairement au Nom complet d'un client, celui d'un contact n'est pas contrôlé au-delà d'être non vide : ni le téléphone ni l'adresse électronique ne sont vérifiés.

Supprimer un contact

La corbeille de la colonne Actions demande d'abord confirmation.

Important

La suppression d'un contact est définitive : il n'est pas archivé, il est effacé. Aucun écran ne permet de le retrouver ensuite.

Problèmes fréquents

« Veuillez entrer le nom complet » Le champ Nom et prénom est vide.

« Veuillez sélectionner un type de contact » Le champ Type de contact est resté sur -- Sélectionner --. Si aucun type ne convient, créez-le d'abord : voir Types de contacts.

« Aucun contact trouvé ». La recherche ne ramène rien : effacez la barre pour revoir tout le carnet.