متابعة تحصيل المستحقات

تبيّن شاشة تحصيل الأتعاب من يدين بماذا، ومنذ متى، وأي مطالبة ينبغي القيام بها اليوم. البرنامج يحضّر المطالبات، وأنت من يقرر ويرسل: لا تخرج أي رسالة من تلقاء نفسها.

قبل البدء: الصلاحية المطلوبة — المالية. ويتطلب التحضير والإيقاف والبت وضبط قاعدة المطالبة حق الكتابة، أما حق القراءة فيسمح بالاطلاع على الشاشة والرسائل والكشوف.

شاشة التحصيل

من شريط المالية انقر على تحصيل الأتعاب.

1. تحضير المطالبات المستحقة: انظر أدناه.
2. قاعدة المطالبة: آجال كل مرحلة.
3. أعمار الديون: يطبع كشف أعمار الديون.
4. مرشحا القائمة: الحالة (محضَّرة افتراضيا، ومُرسَلة وموقوفة ومقفلة (مسدَّدة) ومتروكة) والمرحلة.

وفوق القائمة:

• المجموع المستحق وللمعالجة اليوم ومتوسط أجل التحصيل (يوم) ونسبة التحصيل؛
• أعمار الديون: المبالغ المستحقة موزعة على لم يحل أجله وأقل من 30 يوما ومن 31 إلى 60 يوما ومن 61 إلى 90 يوما وأكثر من 90 يوما (بالأحمر)، مع عدد الفواتير؛
• المفوتر والمحصَّل على اثني عشر شهراً، شهرا بشهر.

وتبيّن كل مطالبة في القائمة المرحلة وتاريخها، والموكل (نقرة تفتح بطاقته) والقضية، والبيان (رقم الفاتورة)، والباقي المستحق، والتأخر (يوم)، والحالة.

مراحل المطالبة

تمر الفاتورة المستحقة غير المسددة بخمس مراحل، تنطلق كل منها بعد عدد من الأيام من تاريخ الاستحقاق: تذكير، ثم مطالبة، ثم مطالبة أخيرة، ثم إعذار، ثم قرار. ولا يتخطى البرنامج أي مرحلة أبدا: فهو يحضّر دائما أول مرحلة مستحقة لم تُحضَّر بعد.

تحضير مطالبات اليوم

انقر على تحضير المطالبات المستحقة. يتصفح البرنامج الفواتير المستحقة ويحضّر المطالبات التي حل تاريخها، ثم تبيّن الرسالة عدد ما حُضِّر مع التذكير بأنه لم يُرسَل شيء، أو «لا توجد مطالبة للتحضير اليوم». ولا تُستأنف المطالبة الموقوفة قبل تاريخ استئنافها.

تحرير رسالة وإرسالها

أزرار السطر بالترتيب: رسالة المطالبة (الورقة)، وإيقاف المطالبة (الإيقاف المؤقت، للمطالبة المحضَّرة) أو استئناف المطالبة (التشغيل، للمطالبة الموقوفة)، وقرار بشأن الدَّين (المطرقة، في مرحلة قرار فقط)، وكشف الحساب (السهم).

1. انقر على رسالة المطالبة. يحرّر البرنامج رسالة المرحلة بلغة الواجهة.

   

2. أوصل الرسالة إلى الموكل، ثم أخبر البرنامج بالطريقة:

   1. نسخ النص: ينسخ نص قصير جاهز للنسخ لتلصقه في بريدك الإلكتروني.
   2. كيف أرسلتموها ؟: مطبوعة ومرسلة بالبريد أو مسلَّمة باليد أو مرسَلة عبر بريدي الإلكتروني.
   3. طباعة: يفتح الرسالة للطباعة.
   4. الإيداع في الوثائق: يحفظ الرسالة في الوثائق مربوطة بالقضية («أُودعت الرسالة في الوثائق ورُبطت بالملف.»).
   5. بعد إرسال الرسالة، انقر على تسجيل الإرسال.

النتيجة: تظهر رسالة «سُجِّلت المطالبة كمُرسَلة.» وتصير حالة المطالبة مُرسَلة، ثم تُحضَّر المرحلة التالية في تاريخها.

إيقاف مطالبة

وعد بالتسديد، أو منازعة، أو ترتيب: انقر على إيقاف المطالبة.

السبب وتاريخ الاستئناف في إلزاميان، ويبقى زر إيقاف رماديا بدونهما. تصير المطالبة موقوفة إلى ذلك التاريخ، ويعيدها زر استئناف المطالبة إلى السير قبله عند الحاجة.

البت في مصير دين

في مرحلة قرار انقر على المطرقة:

اختر مباشرة دعوى (يُتابَع الدين وتبقى المطالبة في الملف)، أو منح تقسيط (يُتفق مع الموكل على جدول استحقاقات)، أو التنازل عن الدَّين (تُقفل المطالبة بحالة متروكة). وسبب القرار إلزامي، ثم انقر على تدوين القرار.

كشف حساب الموكل

يفتح سهم السطر كشف الحساب الخاص بالموكل: كل فاتورة في خانة مدين، وكل تسديد في خانة دائن، والرصيد بعد كل سطر. ويؤلّفه زر طباعة الكشف لتسليمه إلى الموكل.

ضبط آجال المطالبة

يفتح زر قاعدة المطالبة نافذة قاعدة المطالبة في المكتب:

لكل مرحلة: الأيام بعد الأجل (7 و21 و45 و60 و90 عند التثبيت) وخانة مفعَّلة. ألغِ التأشير على المرحلة التي لا يعمل بها مكتبك، كالإعذار مثلا. ثم انقر على حفظ: «حُفظت قاعدة المطالبة.»

انتباه

يجب أن تكون آجال المراحل المفعَّلة متصاعدة: يرفض البرنامج حفظ قاعدة تأتي فيها مرحلة قبل التي تسبقها.

عند تسديد الفاتورة

بمجرد أن تُسدَّد الفاتورة كاملة (انظر تحصيل تسديد)، تُقفل مطالبتها الجارية وحدها بحالة مقفلة (مسدَّدة). أما التسديد الجزئي فلا يُقفل شيئا.