الحذف والاستعادة

حذف الوثيقة على درجتين: إخفاؤها (تنتقل إلى السلة وتُستعاد) أو محوها نهائيًا (محصور بالشريك، مع سبب مكتوب). وفي الحالتين يحتفظ السجل بأثر العملية.

قبل البدء: يلزم حق حذف (الشريك، المتعاون) لإخفاء وثيقة؛ أما الحذف النهائي وإفراغ السلة فمحصوران بالشريك.

حذف وثيقة أو أكثر

1. أشّر على الوثائق، ثم انقر على حذف… في شريط الإجراءات (أو Delete، أو بالنقر الأيمن).

2. اختر درجة الحذف:

   
   1. إخفاء من إدارة الوثائق فقط — تختفي الوثيقة من القوائم والبحث؛ ويبقى الملف في المستودع وتُسترجع الوثيقة من سلة المحذوفات. وهو الخيار المقترح تلقائيًا.
   2. حذف الملف من القرص أيضًا — لا رجعة فيه: يُمحى الملف من المستودع إن لم تعد تستعمله أي وثيقة أخرى؛ ويحتفظ السجل بأثر دائم. محصور بالشريك.
   3. السبب — اختياري للإخفاء، وإلزامي (3 أحرف على الأقل) للحذف النهائي. ويُسجَّل في السجل.

3. للحذف النهائي، أعد كتابة الكلمة المطلوبة (حذف) في خانة التأكيد.

4. انقر على إخفاء من إدارة الوثائق أو حذف نهائي.

النتيجة: تذكر رسالةٌ عدد الوثائق المُخفاة أو المحذوفة — وعدد الوثائق المرفوضة إن وُجدت.

انتباه

لا يمكن حذف وثيقة مؤرشفة: استعِد أولًا أرشيف القضية. أما الوثيقة المختومة فتذكّرك النافذة بأن ختمها دليل على سلامتها: تأكد أن لا إجراء يعتمد عليها قبل محوها.

سلة المحذوفات

تجمع طريقة العرض سلة المحذوفات في لوحة التصفح الوثائقَ المُخفاة.

1. طريقة العرض سلة المحذوفات.
2. إفراغ السلة — يظهر للشريك متى لم تكن السلة فارغة.
3. شريط إجراءات التحديد: يعيد استعادة الوثائق إلى مكانها بتصنيفها؛ ويفتح حذف نهائي… (الشريك) نافذة الحذف، حيث لا يبقى إلا خيار المحو.

إفراغ السلة

1. في السلة، انقر على إفراغ السلة (وهو أيضًا في مجموعة أرشفة من الشريط).

   

2. اقرأ الإحصاء: الوثائق للسحب، وحجم الوثائق، ومستودع القرص (دون تغيير) وتاريخ الأقدم.

3. أبقِ على السبب أو عدّله (المقترح: «إفراغ سلة المحذوفات»)، واكتب إفراغ في خانة التأكيد، ثم انقر على إفراغ السلة.

النتيجة: «تم إفراغ السلة: سُحبت … وثيقة من التطبيق. لم يُمحَ أي ملف من القرص.» ويجري العمل في الخلفية؛ ويمكنك إغلاق النافذة.

ملاحظة

إفراغ السلة يسحب الوثائق من البرنامج نهائيًا (البطاقة والنسخ والفهرس)، لكنه لا يمحو أي ملف: لا ملفاتك الأصلية ولا المستودع المشفّر. وتبقى الوثائق المؤرشفة في السلة سليمة.

مشكلات شائعة

خيار «حذف الملف من القرص أيضًا» باهت، مع عبارة «من صلاحية الشريك فقط.» — لا يتيح دورك إلا الإخفاء. توجّه إلى أحد الشركاء.

«تأكيد غير صحيح: انسخوا الكلمة المطلوبة تمامًا.» — الكلمة المكتوبة لا تطابق (حذف أو إفراغ).

«يجب كتابة سبب.» — الحذف النهائي يقتضي سببًا.

«… وثيقة مؤرشفة ضمن التحديد: لا يمكن حذف وثيقة مؤرشفة.» — أخرج هذه الوثائق من التحديد، أو استعِد أولًا أرشيف القضية.

«توقف الإفراغ. أعيدوا تشغيله.» — أعد إطلاق العملية ببساطة.