الأرشفة والأمان والإعدادات

تحتفظ وحدة الوثائق بالدليل على ما تحويه: لكل وثيقة بصمة، وكل حركة تُسجَّل في سجل مسلسل، ويمكن ختم الوثيقة لتثبيت نسختها. وتجمع هذه الصفحة أيضًا الإعدادات، ومعظمها محصور بالشريك.

قبل البدء: يلزم الختمَ حقُّ ختم (الشريك، المتعاون)؛ أما أرشفة القضية وقواعد الحفظ والأمان والإعدادات فيعدّلها الشريك.

ختم وثيقة

ختم الوثيقة يثبّت نسختها الحالية: تُؤرَّخ، وتُسلسل في السجل، وتصبح للقراءة فقط. وكل تعديل لاحق ينشئ نسخة جديدة، وتبقى النسخة المختومة سليمة.

1. أشّر على الوثيقة، ثم انقر على ختم (شريط الإجراءات، أو النقر الأيمن، أو القفل الذهبي في مجموعة أرشفة من الشريط).

   

2. أكّد بـ ختم.

النتيجة: «تم ختم الوثيقة»؛ يظهر قفل على السطر، ويسرد تبويب الأختام في لوحة الخصائص الختمَ. ويعرض زر الشهادة هناك شهادة الختم: الوثيقة، والنسخة، والبصمة، وتاريخ الختم وصاحبه، ومدخل السجل، وإجراء التحقق من طرف ثالث. ويُنتج شهادة قابلة للطباعة نسختها بصيغة PDF.

التحقق من السلامة

• التحقق من السلامة (الشريط أو النقر الأيمن) يفحص الوثيقة المحددة؛
• تقرير السلامة (مجموعة أرشفة) يفحص المستودع كله والسجل.

وتحصي النتيجة الوثائق التي تم التحقق منها، ومطابقة، ومغيّرة، ومفقودة، وتقول إن كان السجل سليمًا. والوثيقة المغيّرة أو المفقودة تُستعاد من النسخة الاحتياطية.

أرشفة قضية مغلقة

1. انقر على أرشفة الملف (مجموعة أرشفة في الشريط). تُفتح نافذة الإعدادات على تبويب الأرشفة.

   

2. تحت أرشفة ملف مغلق، ابحث عن القضية، ثم انقر على التحقق والأرشفة وأكّد بـ أرشفة.

النتيجة: يُتحقق من سلامة كل الوثائق، ثم تصبح القضية للقراءة فقط وتخرج من البحث الجاري (وتبقى وثائقها ظاهرة في طريقة العرض الأرشيف). وتذكر قائمة الملفات المؤرشفة عدد الوثائق والصفحات والحجم. ولكل أرشيف زرّان: تصدير إلى وسيط خارجي واستعادة من الأرشيف. ويطبع السجل (تقرير) سجل الأرشفة.

الحفظ والإتلاف

لكل نوع من الوثائق مدة حفظ. وتحت اقتراحات الإتلاف (انقضاء مدة الحفظ)، يسرد تبويب الأرشفة وثائق القضايا المغلقة (أو خارج أي قضية) التي انقضت مدتها. لا شيء يُمحى تلقائيًا: لكل وثيقة إما تمديد (حتى تاريخ بصيغة سنة-شهر-يوم) وإما إتلاف…، الذي يقتضي سببًا وإعادة كتابة عنوان الوثيقة، ويترك أثرًا دائمًا في السجل.

ويضبط التبويب نفسه الإرساء الدوري للسجل والتحقق الدوري من الوثائق خارج أوقات العمل (الإرساء (س)، الدورة (أيام)، الفترة، الدفعة). ولا يطلق البرنامج هذه الفحوص من تلقاء نفسه: يُشغّلها تنفيذ الآن. أما التوقيت الخارجي RFC 3161 فاختياري ومعطّل افتراضيًا: وإن فُعّل، لا يُرسَل إلى السلطة إلا بصمة الوثيقة، لا الوثيقة أبدًا.

الحقوق والسرية

انقر على الأمان (مجموعة أرشفة في الشريط).

تقاطع مصفوفة الحقوق حسب الدور بين الإجراءات والأدوار. وعند التسليم:

الإجراء	شريك / مدير	متعاون	سكرتارية	متربص	محاسب خبير
رؤية، فتح، إضافة	نعم	نعم	نعم	نعم	لا
تعديل البيانات، إنشاء نسخة، طباعة	نعم	نعم	نعم	لا	لا
تصدير، ختم، حذف	نعم	نعم	لا	لا	لا
إتلاف، إدارة	نعم	لا	لا	لا	لا

يحتفظ الشريك دائمًا بكل الحقوق؛ ويعيد الافتراضي المصفوفة الأصلية. وكل رفض يُسجَّل ويظهر في سجل الاطلاع.

ويُضاف إلى هذه الحقوق مستوى السرية لكل وثيقة: الشريك يرى كل شيء، بما فيه الوثائق السرية؛ والمتعاون يرى الوثائق العادية والمقيّدة؛ وسائر الأدوار الوثائق العادية فقط.

العزل حسب الملف — إذا أُشّر عليه، حُصر المتعاونون والسكرتارية في القضايا المخصصة لهم (وفي ما أودعوه هم خارج أي قضية)؛ أما المتربصون فمحصورون دائمًا. خصّص القضايا (البحث، مستخدم…، تخصيص) قبل التفعيل.

خروج البيانات — خيار نسخة العمل بعلامة مائية، وسجل الاطلاع (تقرير)، وتصدير كامل (قابلية النقل) الذي ينسخ كل الوثائق مفكوكة التشفير في شجرة موكل / ملف مع فهرس: استعمل له وسيطًا مشفرًا.

تصدير الوثائق

أشّر على الوثائق ثم تصدير (Ctrl+E). ولك خياران:

• نسخة مطابقة (الأصل) — الملف الأصلي مفكوك التشفير؛
• نسخة عمل بعلامة مائية — ملف PDF يحمل اسمك والتاريخ ومستوى السرية كعلامة مائية: فيبقى أي تسريب قابلًا للتتبع. ولا يمكن تحويل وثائق وورد وإكسل بهذه الطريقة.

ويُسجَّل التصديران كلاهما.

المجلدات المراقبة وملفات المسح

انقر على المجلدات المراقبة (مجموعة اقتناء). يُفتح تبويب الاقتناء.

• ملفات المسح الضوئي — يحدد الملف الدقة والوضع ووحدة التغذية والفصل عند الصفحة البيضاء والتقويم ونوع الوثيقة المقترح. والملف الافتراضي هو المختار مسبقًا في نافذة مسح ضوئي.
• المجلدات المراقبة — كل ملف يودَع في مجلد مراقب (ماسح شبكي، فاكس، صندوق إيداع) يُدرج تلقائيًا، بتصنيف القاعدة، بمجرد استقراره، ثم يُنقل إلى مجلد فرعي «‎_traites‎» (أو يُحذف، أو يُترك مكانه، حسب القاعدة). وتُتجاهل المكررات. ويُنشئ مجلد مراقب جديد قاعدةً: المجلد المراقب، نمط الاسم (مثل *.pdf;*.jpg)، نوع الوثيقة، الملف (التصنيف)، الموكل، السرية، بعد الإدراج، شمل المجلدات الفرعية. ويفرض المرور الآن مرورًا فوريًا.

ولا تعمل المراقبة إلا بوجود قاعدة نشطة.

إعدادات الوحدة

يفتح إحصائيات والإعدادات (مجموعة أدوات) نافذة إدارة الوثائق — إحصائيات وأعمال وإعدادات:

التبويب	محتواه
إحصائيات	عدد الوثائق، الحجم، غير المصنفة، التعرف المشكوك فيه، المختومة؛ التوزيع حسب النوع؛ تقارير قابلة للطباعة
الأعمال	المعالجات الجارية في الخلفية (استخراج النص، المصغرات، الطباعة، الاستيراد…)؛ إعادة تشغيل الفاشلة
السجل والسلامة	حالة السجل المسلسل والساعة، إرساء الآن، تقرير السلامة وسجل الاطلاع
التعرف التلقائي	كلمات مفتاحية حسب النوع والحقول المستخرجة التي يُقترح بها النوع والحقول؛ منصة اختبار لتجربتها على مقتطف مُلصق
الاقتناء، الأرشفة، الأمان	انظر أعلاه
المستودع والإعدادات	المستودع المشفر والمساحة المتاحة، فهرس البحث (إعادة بناء الفهرس)، أدوات التعرف على النص واللغات (العربية + الفرنسية افتراضيًا)

يُغيَّر موقع المستودع من إعدادات الإدارة، لا من هنا.

مشكلات شائعة

«هذه النسخة مختومة مسبقًا.» — النسخة الحالية مختومة أصلًا؛ ولختم تعديل، أودِع أولًا نسخة جديدة.

«هذه الوثيقة غير مختومة.» — لا توجد شهادة إلا بعد الختم.

«ملف هذه الوثيقة غير موجود في المستودع : استعيدوه من النسخة الاحتياطية.» / «تم تغيير ملف هذه الوثيقة…» — استعمل الاستعادة التي يقترحها تنبيه السلامة، أو استعِد نسخة احتياطية (انظر النسخ الاحتياطي والاستعادة).

«إجراء غير مسموح لدوركم (المحاولة مسجلة).» — الإجراء غير مؤشَّر عليه لدورك في مصفوفة الحقوق.